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¿Cuándo fue la última vez que evaluaste el estado de tu software ERP (Enterprise Resource Planning)? ¿El sistema ERP que utilizas actualmente es el mejor para tu negocio? ¿O tal vez tu actual ERP ya no funciona para ti tan bien como antes?

Así como el cuerpo humano necesita revisiones regularmente, lo mismo pasa con tu ERP. De hecho, evaluar regularmente tu ERP puede evitar que tus proyectos fracasen después. Según la empresa consultora Gartner, más del 75% de los proyectos ERP fracasan. Aquí hay algunas señales de quizá el tuyo está fallando también:

La gestión de proyectos se ha estancado

Todos sabemos que dormir es bueno para el cuerpo, pero si tu equipo de gestión de proyectos se ha dormido en la implementación de tu proyecto ERP, es para alarmarse. Los proyectos ERP exitosos son manejados por gerentes o supervisores que participan activamente tanto en la selección como la implementación de los mismos. Para implementar con éxito un ERP los gestores de proyectos deberían poder identificar y responder a los riesgos, gestionar la comunicación y verificar el nivel de preparación de la organización.

Según ResearchGate, el rol de un gestor de proyectos en la implementación de un ERP es “trabajar eficientemente en las siguientes áreas: decidir el alcance de los proyectos, gestión de riesgos, detectar necesidades, seleccionar al personal adecuado, prevenir el desgaste, definir el cronograma del proyecto, sincronización con otros sistemas, monitorear el progreso y manejar el caos.” Por lo tanto, tu coordinador de proyectos es una figura clave en el éxito o fracaso de la implementación del ERP. Un gestor de proyectos inactivo no es una opción.

Falta de experiencia de los usuarios

En cualquier compañía, necesitas contar con el talento necesario para desempeñar ciertos roles y funciones; y para tu proyecto ERP, necesitas personas que sepan utilizar las funciones que ofrece tu ERP. Incluso, tu equipo no debería solo conocer sus propios procesos sino los de otros departamentos.

De acuerdo a Pemeco Consulting, “es vital desarrollar e implementar un plan de entrenamiento ERP personalizado que le da a los miembros clave de tu equipo con las herramientas necesarias para tener éxito… el entrenamiento debería proveerles las bases necesarias para reinventar los procesos de la compañía. Después, estas personas se convertirán en los expertos a quienes recurrirán los otros empleados de la compañía cuando necesiten ayuda.”       

Claramente, sin el conocimiento y entrenamiento adecuados, ¿cómo pueden los usuarios sentirse confiados a la hora de hacer su trabajo? ¿O cómo podrían ser efectivos?

No se ha implementado la fase de prueba

Todo software debería ser probado; sin embargo, este no siempre es el caso en compañías que implementan un sistema ERP. Muchas empresas terminan saltándose esta fase cuando necesitan cumplir con fechas límite o metas de costos. Pero todos sabemos demasiado bien que fallas en la implementación pueden resultar en un software inutilizable en el futuro. Bistasolutions señala que “el propósito de la fase de prueba de un ERP no es verificar si funciona. El objetivo es ver si el sistema solventa las necesidades de su empresa y produce los resultados deseados.” Al final, la manera en que ese sistema se sincroniza con los procesos y prácticas de tu compañía será un factor determinante en su éxito a largo plazo.

 

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